Plano de ação 5W2H: tudo o que você precisa saber sobre

No mundo dinâmico dos negócios e da gestão de projetos, encontrar uma ferramenta que simplifique processos pode ser um verdadeiro divisor de águas. É aí que entra o sistema 5W2H, uma abordagem prática e eficaz que auxilia na tomada de decisões, planejamento e resolução de problemas.

O plano de ação 5W2H é uma metodologia que examina as particularidades do negócio em busca de soluções eficazes. Apesar do nome, é uma ferramenta de gestão simples e eficiente, aplicável a qualquer tipo de empreendimento, independentemente do porte.

Funciona como um checklist administrativo das atividades, prazos e responsabilidades. Uma lista de ações planejadas que precisarão ser realizadas pelos envolvidos em um determinado projeto ou para alcançar uma meta.

Seu objetivo é definir o que será feito, por que, onde, quem irá fazer, quando será feito, como e quanto custará.

Atualmente, qualquer negócio precisa de um plano de ação para se manter competitivo no mercado. Isso significa que as ações a serem realizadas pela empresa devem ser planejadas, com os responsáveis por cada ação claramente designados, e o gestor deve liderar todo esse processo.

Continue lendo para compreender todos os detalhes do sistema 5W2H e como ele pode ser aplicado à sua empresa!

O que é plano de ação 5W2H?

O plano 5W2H é uma metodologia de gestão que visa fornecer uma estrutura clara e organizada para a execução de projetos ou ações. O nome deriva das iniciais em inglês de sete perguntas que guiam a sua elaboração: 

• What (o quê?);
• Why (por quê?);
• Where (onde?);
• When (quando?);
• Who (quem?).

O “2H” na 5W2H refere-se a “How” (Como) e “How Much” (Quanto), duas perguntas que também são fundamentais para o sucesso de qualquer plano de ação ou projeto.

Ao responder a todas as perguntas da metodologia, você terá um panorama do projeto que permitirá compreender cada um dos passos necessários para atingir seu objetivo, fornecendo detalhes sobre como realizar a tarefa e quanto custará.

Com todos os papéis definidos em um projeto, cada pessoa pode começar a produzir sem deixar margem para dúvidas. Essa clareza não apenas aumenta a produtividade, mas também reduz a probabilidade de erros e retrabalho, pois, as expectativas estão definidas desde o início.

Onde surgiu a ferramenta 5W2H?

A ferramenta tem suas origens no Japão, desenvolvida durante a década de 1950, quando o país buscava se destacar globalmente na produção e gestão. Inicialmente associada ao Toyota Production System (TPS) ou Lean Manufacturing, grandes marcas japonesas como a Toyota a utilizaram para melhorar eficiência operacional e qualidade dos produtos. 

Embora seu criador não seja conhecido, é provável que tenha sido desenvolvida durante a implantação do TPS. Assim, o 5W2H surgiu como solução para garantir clareza e eficácia na comunicação e execução de tarefas em ambientes de produção altamente eficientes.

As sete perguntas da metodologia 5W2H:

What (O quê): imagine que uma empresa deseja lançar um novo produto, como um aplicativo de entrega de alimentos. O “What” seria a definição clara: um aplicativo que permite aos usuários solicitar comida de restaurantes locais para entrega em suas casas.

Why (Por que): o motivo por trás desse lançamento pode ser atender à demanda crescente por conveniência e praticidade na alimentação, especialmente devido ao aumento do trabalho remoto e da preferência por refeições entregues em casa.

Where (Onde): o lançamento do aplicativo pode ser focado inicialmente em áreas urbanas densamente povoadas, onde há uma grande concentração de restaurantes e potenciais usuários.

Who (Quem): as pessoas responsáveis pela execução podem incluir membros da equipe de desenvolvimento de software, especialistas em marketing digital para promover o aplicativo e gerentes de projeto para coordenar todas as atividades.

When (Quando): um cronograma pode ser estabelecido, com marcos importantes, como o desenvolvimento do aplicativo, testes beta, campanhas e o lançamento oficial, programados para serem concluídos em um determinado período.

How (Como): os métodos utilizados podem incluir o desenvolvimento ágil de software para criar e alterar rapidamente o aplicativo com base no feedback dos usuários, estratégias digitais para aumentar a conscientização e atração de usuários, e parcerias com restaurantes locais para expandir a oferta de restaurantes no aplicativo.

How Much (Quanto): os recursos necessários incluiriam o custo de desenvolvimento do aplicativo, o orçamento de marketing para campanhas de lançamento, o tempo dedicado pela equipe de desenvolvimento, e quaisquer custos associados à integração com os sistemas de pedidos dos restaurantes parceiros.

Por que utilizar o plano de ação 5w2h?

Você pode aplicar a metodologia em diversas atividades que se relacionem com sua empresa. Desde a contratação de um novo funcionário ao início de um novo projeto, responder essas questões permitirá que você consiga identificar cada um dos detalhes que podem ser importantes na elaboração de uma estratégia.

Apesar de parecer simples, os questionamentos podem acabar tendo respostas mais complicadas do que você imagina, e todos devem ser respondidos para uma melhor compreensão do panorama que deve ser alcançado com a ação em questão.

Razões para utilizar o plano de ação 5W2H em projetos ou iniciativas:

Clareza e foco: o plano de ação 5W2H fornece uma estrutura clara e organizada, garantindo que todos os aspectos importantes de uma tarefa ou projeto sejam considerados. Isso ajuda a manter o foco nas metas e objetivos definidos.

Redução de erros e retrabalho: ao responder às sete perguntas do 5W2H, as expectativas são claramente definidas desde o início. Isso reduz a probabilidade de erros e retrabalho, pois todos compreendem exatamente o que precisa ser feito e como.

Comunicação eficiente: o sistema 5W2H melhora a comunicação dentro da equipe, garantindo que todos estejam na mesma página. Cada membro compreende suas responsabilidades e contribuições para o projeto, o que promove uma colaboração mais eficaz.

Aumento da produtividade: com papéis e responsabilidades claramente definidos, as pessoas podem começar a trabalhar sem deixar margem para dúvidas. Isso aumenta a produtividade, pois não há tempo perdido tentando descobrir quem deve fazer o quê.

Planejamento eficaz: o plano de ação 5W2H ajuda na definição de metas realistas e na alocação eficiente de recursos. Isso permite que os projetos sejam concluídos dentro do prazo e do orçamento estabelecidos.

Adaptação e flexibilidade: embora forneça uma estrutura sólida, o 5W2H também é flexível o suficiente para se adaptar a diferentes projetos e situações. Ele pode ser aplicado em uma variedade de contextos e escalas, desde pequenas tarefas até grandes projetos.

Criando uma Planilha 5W2H no Excel:

Para começar, crie uma planilha no Excel, a chamada matriz 5W2H, definindo uma coluna para cada uma das sete perguntas e preenchendo as informações de acordo com as metas que precisam ser desenvolvidas.

Apesar de parecer simples, os questionamentos podem acabar tendo respostas mais complicadas do que você imagina, e todos devem ser respondidos para uma melhor compreensão do panorama que deve ser alcançado com a ação em questão.

Você pode aplicar o sistema em diversas atividades que se relacionem com sua empresa. A metodologia pode até mesmo ultrapassar o âmbito empresarial e ajudar em sua vida pessoal.

Através das sete perguntas do princípio 5W2H, é possível ganhar uma visão mais clara e abrangente sobre qualquer projeto, tarefa ou objetivo, garantindo uma abordagem mais completa e eficaz para alcançar os resultados desejados.

Como aplicar o plano de ação 5W2H?

Aplicar o plano de ação 5W2H é um processo que requer uma abordagem cuidadosa e organizada. Esta estrutura, que se baseia em sete perguntas-chave, pode ser a chave para o sucesso de projetos, iniciativas ou tarefas em sua empresa. Vamos detalhar os passos necessários para sua aplicação:

1. Definição do Objetivo:

Antes de começar, é essencial ter um objetivo claro e específico em mente. Este objetivo servirá como a base para todas as etapas subsequentes do plano de ação. Certifique-se de que o objetivo seja alcançável, mensurável e relevante para os objetivos gerais da empresa.

2. Identificação das Perguntas 5W2H:

As sete perguntas do plano de ação 5W2H são fundamentais para orientar o processo de planejamento. Elas são:

• What (O quê)
• Why (Por quê)
• Where (Onde)
• Who (Quem)
• When (Quando)
• How (Como)
• How Much (Quanto)

3. Resposta às Perguntas: 

Para cada uma das perguntas, responda de forma clara e específica, levando em consideração o objetivo que você definiu. Por exemplo:

• What (O quê): O que precisa ser feito para alcançar o objetivo?
• Why (Por quê): Qual é a razão por trás dessa ação?
• Where (Onde): Onde essa ação será realizada?
• Who (Quem): Quem será responsável pela execução dessa ação?
• When (Quando): Qual é o prazo para a conclusão dessa ação?
• How (Como): Como essa ação será realizada?
• How Much (Quanto): Quanto recursos serão necessários para executar essa ação?

4. Criação da Planilha 5W2H:

Utilize uma ferramenta como o Excel para criar uma planilha 5W2H. Organize as informações em sete colunas, uma para cada pergunta, e linhas para cada aspecto do projeto. Isso criará uma matriz 5W2H que servirá como um guia visual e organizacional para o plano de ação.

5. Revisão e Ajustes:

Após preencher a planilha 5W2H, reserve um tempo para revisar cuidadosamente todas as informações. Certifique-se de que todas as respostas sejam claras, precisas e consistentes. Faça ajustes conforme necessário para garantir que o plano esteja completo e bem estruturado.

6. Implementação do Plano de Ação:

Com o plano de ação 5W2H definido, é hora de colocá-lo em prática. Atribua as tarefas aos responsáveis e estabeleça prazos claros para a conclusão de cada atividade. Acompanhe o progresso regularmente para garantir que tudo esteja seguindo conforme o planejado.

7. Avaliação e Ajustes:

Durante a execução do plano, faça avaliações periódicas para verificar se os objetivos estão sendo alcançados. Se necessário, faça ajustes na planilha 5W2H e no plano de ação para lidar com quaisquer desafios ou mudanças nas circunstâncias.

Exemplo de plano de ação 5W2H

Vamos criar exemplos de planos de ação 5W2H para gestão de vendas, expansão no mercado B2B, campanha de marketing digital e varejo:

Gestão de Vendas:

• What (O quê): Aumentar as vendas mensais em 20% no próximo trimestre;
• Why (Por quê): Para atingir as metas de receita e aumentar a participação de mercado;
• Who (Quem): Equipe de vendas;
• Where (Onde): No escritório da empresa e em reuniões com clientes potenciais;
• When (Quando): Inicio imediato, com duração de três meses;
• How (Como): Identificar leads qualificados através de pesquisa de mercado e contatos existentes. Realizar apresentações de vendas personalizadas para cada lead. Negociar condições comerciais e fechar contratos; Acompanhar o progresso das vendas e ajustar estratégias conforme necessário;
• How much (Quanto custa): R$ 500,00 para materiais de apresentação e despesas de viagem.

Expansão no Mercado B2B:

• What (O quê): Entrar em três novos segmentos de mercado no próximo semestre;
• Why (Por quê): Diversificar as fontes de receita e reduzir a dependência de um único setor;
• Who (Quem): Equipe de desenvolvimento de negócios;
• Where (Onde): No escritório da empresa e em reuniões com potenciais parceiros;
• When (Quando): Início no próximo trimestre, com duração de seis meses;
• How (Como): Analisar o potencial de mercado em diferentes segmentos. Identificar parceiros potenciais e iniciar conversas. Desenvolver propostas personalizadas para cada segmento. Fechar parcerias estratégicas e iniciar operações;
• How much (Quanto custa): R$ 2.000,00 para pesquisa de mercado e elaboração de propostas.

Campanha de Marketing Digital:

• What (O quê): Lançar uma campanha de mídia paga para aumentar o reconhecimento da marca;
• Why (Por quê): Atrair novos clientes e aumentar as vendas online;
• Who (Quem): Equipe de marketing digital;
• Where (Onde): Online, em plataformas de mídia social e motores de busca;
• When (Quando): Início no próximo mês, com duração de três meses;
• How (Como): Definir o público-alvo e os objetivos da campanha. Criar conteúdo visual e copy persuasiva para os anúncios. Lançar anúncios segmentados em plataformas como Facebook, Instagram e Google Ads. Monitorar métricas de desempenho e otimizar campanhas conforme necessário;
• How much (Quanto custa): R$ 3.000,00 para custos de anúncios e ferramentas de análise.

Varejo:

• What (O quê): Abrir uma nova filial em uma área de alto tráfego na cidade;
• Why (Por quê): Expandir a presença física da marca e aumentar as vendas;
• Who (Quem): Equipe de expansão e operações;
• Where (Onde): Local estratégico na área central da cidade;
• When (Quando): Inicio imediato, com conclusão em seis meses;
• How (Como): Pesquisar locais potenciais e negociar contratos de aluguel. Projetar o layout da loja e comprar mobiliário e equipamentos. Contratar e treinar funcionários para operar a nova filial. Promover a inauguração e lançar campanhas promocionais para atrair clientes;
• How much (Quanto custa): R$ 50.000,00 para custos de aluguel, reforma, mobiliário e campanhas promocionais.

Utilize o modelo 5W2H para criar um plano de ação eficaz

Adaptar a estrutura da equipe às necessidades específicas do negócio e do mercado é fundamental. Isso pode envolver ajustes na estrutura de organização, dependendo dos objetivos estratégicos, recursos disponíveis e dinâmica do mercado.

Agora que você já sabe que o modelo 5W2H é essencial para a criação de um plano de ação bem estruturado, garantindo clareza e eficiência na execução de projetos. Ao seguir essa metodologia, as empresas podem planejar de maneira estratégica e operacional, abordando todos os aspectos críticos que influenciam o resultado desejado.

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