Home Office – 7 dicas para criar um bom plano de ação

Como montar um plano de ação em momentos de crise da minha empresa? Devemos adotar o home office?

A sua empresa está passando por um momento difícil devido à situação atual? Vocês já colocaram em prática um plano de ação para contornar a situação? Ainda não sabe as vantagens e desvantagens e como adotar o home office para a sua empresa?

Sabemos o quão complicado é ter que lidar com mudanças repentinas  – ainda mais quando elas fogem do seu controle e não há muita coisa que possa ser feito sobre. Mas não se desespere, existem algumas soluções e ideias que podem ser adotadas por você e seu time para implementar o home office e garantir a continuidade do seu negócio.

1. Como adotar um plano de trabalho home office na minha empresa?
2. E as vendas, como ficam dentro do plano de ação?
3. Com um bom plano de ação, as reuniões não são canceladas – elas são online
4. Adote o Spin Selling nas suas vendas
5. Ferramentas que usamos e indicamos para a sua empresa adotar
6. Dicas da arquiteta Célia Mustafá
7. Dicas de reunião do orador Claudio Rocha

Alguns estabelecimentos já colocaram seu plano de ação em prática e começaram a operar de maneiras alternativas, como por exemplo os restaurantes que, se antes não tinham serviços de entrega, agora precisam ser parceiros dos aplicativos de entrega e estão operando exclusivamente via delivery.

Grande parcela das empresas têm adotado o home office total para manter as suas atividades. A Tupiniquim deseja compartilhar com vocês um pouco de como está sendo a nossa experiência com todas as mudanças que vem acontecendo.

Aqui, vamos dar algumas dicas para que seu plano de ação seja mais eficiente. Falaremos sobre como ter uma equipe produtiva trabalhando via home office, sobre como não perder vendas durante e dar dicas de algumas ferramentas poderosas para ajudar a sua empresa.

Leia também:O que é Endomarketing? Exemplos de como engajar os colaboradores da sua empresa!

1. Como adotar um plano de trabalho home office na minha empresa?

Primeiramente, você sabe o que significa o termo home office? Em alta agora, o home office nada mais é do que um termo do inglês para “trabalhar em casa”.

A ideia costuma causar estranhamento em quem não tem familiaridade com a atividade, mas saber como adotar o home office pode trazer bons resultados e evitar danos à sua empresa.

Algumas empresas estão até revendo o seu modelo de contratação, visto algumas vantagens que foram percebidas através do trabalho home office.

Separamos algumas dicas para a empresa e seus funcionários conseguirem manter a rotina de trabalho, mesmo à distância. Confira:

1 – Oferecer estrutura e equipamentos

O funcionário possui todas as ferramentas necessárias para realizar as suas atividades via home office? Quais serão as dificuldades dele para adaptar a sua rotina de trabalho com a sua nova realidade?

A gestão deve entrar em ação e dar suporte para o colaborador nessas horas, oferecendo meios de ele poder realizar o seu trabalho. Por que não emprestar o computador da empresa para ser utilizado em casa? Ou em certos casos, existe a opção de oferecer um modem de internet para o funcionário.

Se a sua empresa não precisou migrar para o home office, pense sobre e esteja preparado para quando existir a necessidade. Assim, sua empresa estará pronta para qualquer desafio.

2 – Comunicação é a chave para um plano de ação dar certo

É importante alinhar com a equipe quais serão os canais de comunicação utilizados. Lembre-se que algumas pessoas podem ter dificuldade na adaptação, então é importante ensinar a todos sobre a ferramenta nova antes de dar continuidade às atividades da empresa.

Mais para frente iremos falar sobre algumas ferramentas que a Tupiniquim utiliza e que podem ser úteis para você e sua empresa também.

3 – Aposte em videoconferências

Mantenha a comunicação dinâmica. No ambiente de trabalho estamos o tempo todo interagindo com outras pessoas e a falta de contato humano durante o expediente pode ser frustrante.

Independentemente do meio de comunicação utilizado pela equipe, dê preferência para ligações e chamadas de vídeo. Assim, o ambiente virtual de trabalho se torna menos solitário.

4 –Mantenha a equipe engajada

A liderança precisa ser ainda mais ativa durante o período e elaborar um plano de ação para que a equipe não perca o foco.

Uma boa maneira de impedir a queda nos resultados é alinhar expectativas e definir prazos de entrega para as tarefas. Faça reuniões diárias ou semanais com seu time, assim, a confiança de que ambas as partes cumprirão o seu papel se manterá inabalada!

5 – Ajudem uns aos outros

Acima de tudo, solidariedade e empatia.

O processo de implementação do home office gera dificuldades para todos os envolvidos a princípio e em algum momento, todos precisarão da ajuda dos líderes ou de outros membros da equipe.

Portanto, trabalho em grupo é fundamental para uma boa atividade à distância.

Se atentando a esses detalhes e oferecendo o suporte para que sua equipe tenha a infraestrutura necessária para operar à distância, sua empresa conseguirá manter os resultados ou até otimizá-los.

E quem sabe o home office não mostre bons resultados e acabe se tornando uma prática comum na sua empresa?

2. E as vendas, como ficam dentro do plano de ação?

Suas vendas vão mal? O lucro se mostra cada vez menor? Seu plano de ação para as vendas não está indo bem? Bom, nós temos experiência o suficiente no assunto para poder afirmar que investir no ambiente digital é uma ótima forma de dar vida nova para o seu negócio e você pode aumentar as suas vendas através do Google Ads de uma forma mais rápida.

Pense sobre o seguinte: qual o produto ou serviço principal da sua empresa? De que forma você pode apresentar isso na internet? E mais importante ainda, para quem você quer apresentar?

Tendo isso em perspectiva, é só investir seus esforços em uma estratégia de marketing digital. Os resultados virão, pode acreditar.

Navegar na internet é parte cada vez maior do dia a dia das pessoas e ao ouvir falar do nome da sua empresa, é comum que busquem o seu site. É importante que essa primeira impressão seja o mais positiva possível e que o cliente sinta confiança na sua marca. Você quer que sua empresa tenha presença e seja lembrada, certo?

É como diz o ditado popular: a primeira impressão é a que fica. Por esses motivos se torna tão importante investir em marketing digital nos dias de hoje.

Outro benefício que você terá ao investir no marketing digital é o alcance que a sua empresa pode ter. Quantas vezes você recomendou um site para alguém? Agora aplique a sua empresa nesse cenário e pense de que forma a sua empresa poderia ser vista como um referencial para alguém?

Fora que, com o aumento do número de pessoas online, as chances da sua empresa se tornar mais conhecida só aumentam. E com isso, é claro que mais clientes aparecem.

3. Com um bom plano de ação, as reuniões não são canceladas – elas são online

Reuniões e conversas pessoais nem sempre serão possíveis, ou recomendadas (no cenário atual). E isso não precisa ser um problema.

Videoconferências podem atender todas as necessidades de ambas as partes, já que além de serem mais cômodas por não exigirem tempo de deslocamento, também permitem que os usuários façam as suas apresentações comerciais com mais tempo e tranquilidade.

E falando em apresentação de vendas, queremos saber: você considera que as suas apresentações de venda são um sucesso?

4. Adote o Spin Selling nas suas vendas

Na Tupiniquim utilizamos a metodologia Spin Selling para apresentações de vendas. Não sabe o que é?

Basicamente, o Spin Selling te dá o norte de quais são as perguntas que precisam ser feitas em uma reunião comercial.

Para aumentar a taxa de fechamento de vendas, você deve fazer perguntas baseados nos seguintes conceitos:

Perguntas de Situação

Aqui você iniciará a sondagem sobre a situação atual do cliente e o sobre quais problemas ele está passando. É o seu primeiro contato e é com essas perguntas que você vai conhecê-lo.

Ex: Quem são os seus clientes? Quais são as estratégias que a sua empresa utiliza?

Perguntas de Problema

Após se aprofundar a respeito da situação do cliente, é hora de saber sobre as suas dores. É hora de direcionar as perguntas para os detalhes envolvendo os problemas. Você pode inclusive ajudar a identificar problemas que podem não ter sido descobertos ainda.

Se o problema do seu cliente está nas vendas, aborde o tema.

Ex: Quais os pontos mais problemáticos da venda? Como a sua empresa está lidando com os problemas?

Perguntas de Implicação

Aqui você precisa mostrar para o cliente os danos que serão causados ao negócio a longo prazo caso esses problemas não forem corrigidos. É nessa etapa que ele será motivado a fechar o negócio.

Ex: Se as vendas continuarem sendo baixas, como ficará o caixa da empresa? Se os problemas identificados não forem trabalhados, qual será o impacto para a imagem da empresa?

Perguntas de Necessidade

É hora de mostrar o valor dos seus serviços e como eles resolverão os problemas do cliente. A última parte do SPIN Selling foca em deixar claro para o seu cliente a importância de investir no que você está oferecendo.

Ex: Qual seria o cenário de vendas ideal para a sua empresa e como você acha que pode alcançá-lo?

Seguindo essa metodologia para a construção das suas apresentações de vendas, você conseguirá chamar a atenção do cliente para os problemas que ele possui e mostrar que você pode resolvê-los.

Resultados de alto nível no inbound marketing são difíceis de alcançar sozinhos. Há tantas peças em movimento nas campanhas de inbound marketing e confiar em um único instrumento para desenvolver seu plano, criar seu conteúdo, distribuí-lo, avaliar e aprender com seus dados e análises é pedir demais.

Há também peças para cada campanha que precisam ser levadas em conta – você realmente quer que apenas 1 profissional resolva todas essas demandas, não é mesmo?

Normalmente, um bom redator não é um excelente designer e um grande desenvolvedor não é a pessoa adequada para trabalhar na redação. Uma grande equipe deve ser feita de pessoas qualificadas que se conectam naquilo que são os melhores.

Você esta precisando melhorar as vendas da sua empresa? A Tupiniquim é uma Agência de Inbound Marketing especialista em gerar demanda recorrente através do marketing digital! Conheça mais sobre esse serviço!

5. Ferramentas que usamos e indicamos para a sua empresa adotar no plano de ação

Confira algumas das ferramentas que a Tupiniquim utiliza no dia a dia e que podem se mostrar úteis para as necessidades da sua empresa.

Runrun.it

O Runrun.it é uma ferramenta online para gestão de tempo de trabalho. É uma ferramenta paga e os planos variam de acordo com o tamanho da sua equipe. O aplicativo permite que a gestão crie tarefas e separe as equipes responsáveis.

Dentro dos projetos, é possível ver o tempo gasto por cada equipe nas tarefas, o que ajuda a identificar onde estão os pontos de atenção. Assim, fica claro para todos o que deve ser melhorado.

OneDrive

Utilizamos o OneDrive para o compartilhamento de arquivos entre a nossa equipe. Os planos variam de acordo com a necessidade de armazenamento de dados da sua empresa. Como é um produto da Microsoft, acaba sendo uma opção muito mais acessível, já que a maioria das pessoas está habituada com o sistema.

Uma outra opção é utilizar a versão paga do Google Drive, ambos cumprem o mesmo papel quando o assunto é armazenamento – dependerá da familiaridade com as plataformas.

Discord

O Discord é um aplicativo para chat em grupo, reuniões e chamadas. Além do fácil compartilhamento de arquivos, ele é leve, intuitivo e possui algumas funções que são bem divertidas.

Como a nossa equipe não possui um volume grande de pessoas, optamos pelo Discord por termos mais familiaridade, mas existem outras opções que cumprem esse papel – como o Google Hangouts ou Skype, tudo dependerá das necessidades da sua equipe.

Pipedrive

O Pipedrive é um software de gerenciamento de relacionamento com o cliente que torna mais fácil a venda e melhora os resultados dos usuários. A plataforma oferece ferramentas de gestão de funil de vendas, relatórios periódicos sobre as vendas, aplicativos, automatização de tarefas e muito mais.

6. Dicas da arquiteta Célia Mustafá

Planejar um bom espaço de home office é um tanto quanto trabalhoso, certo? Nada melhor do que uma arquiteta nos guiar então! Célia Mustafá é uma das clientes da Tupiniquim e separou algumas dicas úteis para você poder montar o seu home office em todo e qualquer lugar.

• É importante escolher um lugar da casa onde você se sinta mais concentrado e apto a realizar as atividades do dia a dia.
• Após isso, tente adaptar este local para atendê-lo da melhor maneira, nem que sejam necessárias algumas mudanças incomuns, como extensões, ou pegar aquela luminária que estava no quarto e até mesmo aquele móvel com rodinhas que antes ficava no banheiro.
• Sua cadeira é a principal responsável pelo nível de produtividade, pois garante o conforto e a ergonomia necessários para manter a atenção e energia no nível máximo. Ao escolher esse móvel, pense no investimento em longo prazo na sua saúde e qualidade de vida.
• Ter um espaço confortável e silencioso para trabalhar é fundamental, mas se você não tem um cômodo exclusivo para isso, escolha uma mesa e cadeira que garantam conforto, organize os materiais que precisa por perto e realize seus trabalhos.

A criatividade é quem manda nessa hora. Essa é a sua chance de criar o seu próprio workspace, e ele deve te deixar o mais confortável possível para que a produtividade não caia. Confira o Instagram da Célia para mais dicas como essas.

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7. Bônus: dicas de Claudio Rocha, especialista em oratória

O recurso mais precioso que todas as pessoas e empresas possuem é o tempo, e a maneira que o tempo é utilizado determina o quão produtiva uma pessoa ou uma empresa são. A clareza na comunicação é fundamental para valorizar o tempo do outro e isso obviamente requer técnicas e conceitos e ferramentas de oratória.

Para contribuir com a diminuição dos desafios e aumento da assertividade, listaremos a seguir algumas recomendações para as reuniões online em período de home office:

• Converse com as pessoas que moram com você e elaborem as agendas de forma que os compromissos de todos possam ser mantidos. Para os que têm filhos que exijam muita atenção, converse com seus pares para que haja uma flexibilidade de ambos no cuidado com eles.
• Prepare uma estação de trabalho e tenha a mão tudo o que será necessário para realizar uma boa reunião online;
• Tome cuidado com a “cena” (cuidado com as imagens que aparecem atrás de você durante a transmissão on-line), pois as pessoas estão vendo o todo, além de você;
• Procure se posicionar no centro de sua tela, de forma que haja uma área livre nas suas laterais e também acima de sua cabeça;
• A iluminação deve ser adequada para que as pessoas presentes na reunião possam ver seu rosto, suas expressões e gestos;
• Fale a maior parte do tempo olhando para a câmera e não para as janelas das outras pessoas na tela. Olhando para a câmera todos os participantes terão a impressão de que você está olhando para elas, o que não vai acontecer se você olhar para as outras janelas;
• Dê preferência ao uso de microfones e fones de ouvido, eles te isolaram dos demais sons do ambiente e também oferecerão uma ótima captação da sua voz;
• Prepare a reunião: como ela iniciará, como irá se desenvolver e como ela encerrará. A preparação da reunião deve levar em consideração o contexto, as pessoas que vão participar e principalmente ter um objetivo;
• A todo momento certifique-se de utilizar um discurso adequado ao perfil dos participantes da reunião;
• Inicie a reunião estabelecendo empatia, para isso responda à pergunta: Por que valerá a pena para estas pessoas me ouvir? Dessa forma se respeita o tempo das pessoas;
• É importante não tomar para si possíveis comportamentos indesejados na reunião, eles podem ter relação com os motivos anteriores e não especificamente com você ou com a reunião;
• Faça uma introdução, apresente-se caso seja a primeira reunião com o grupo e explique o motivo da reunião, qual é a pauta, quais assuntos serão tratados, qual a dinâmica da reunião e qual será o momento de fala de cada um;
• Entre especificamente no tema a ser abordado e resolva o que precisa ser resolvido;
• Encerre a reunião com os combinados necessários, com as ações necessárias, certificando-se que há o entendimento por parte de todos a respeito do que foi tratado na reunião. Agradeça pelo tempo das pessoas e com um desejo de que se mantenham bem e confiantes;
• Coloque-se à disposição e encerre. A facilidade para que a reunião vire confraternização e bate-papo é grande, e se isso acontecer, a reunião perderá sua validade.

Com essas dicas, suas reuniões serão mais assertivas e se mostrarão muito mais produtivas para todos os envolvidos. Basta exercitar os itens citados de maneira rotineira até que fluam naturalmente. Saiba mais sobre oratória no site do Claudio Rocha.

Colocamos em prática rapidamente um bom plano de ação e estamos conseguindo lidar bem com a nossa operação acontecendo à distância. Se você ficou interessado nas nossas dicas e quer saber que outras medidas estamos tomando, que tal entrar em contato conosco? Quem sabe não melhoramos ou até planejamos juntos um plano de ação para o seu negócio?